貸会議室の利用法

貸会議室の用途として、会議に使われることがほとんどです。ホワイトボードやプロジェクターがあるので、プレゼンテーションが可能です。お弁当の発注も出来るので、お昼を挟んだ会議にも対応しています。中にはテレビ会議に対応した貸会議室もあります。

中には講義や研修として使う場合もあります。講師を招いてデスクを配置することで、研修に使用出来ます。ワークショップなどに使用することもあります。宿泊施設や研修内容、講師までセッティングしてくれる貸会議室もあるので、研修を考えている企業におすすめです。
企業の新卒採用試験の会場として使用することもあります。支社の無いエリアで採用試験を行う際などで使用されます。採用試験だけでなく、資格や検定の試験会場で使われることもあります。

そしてケータリングを利用すれば、パーティ会場として使うことも可能です。会議の後でそのまま懇親会を開催出来るのです。椅子を片付けて立食形式にしても良いでしょう。
基本的に貸会議室は利便性の高い立地にあるので、大人数が集まるのに適しているのです。会議以外でも、何か大人数で集まるイベントを開催したいのであれば、貸会議室を候補に入れて良いでしょう。まずは貸会議室の管理会社に相談してください。

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貸会議室のデメリット

非常に便利な貸会議室にも、もちろんデメリットもあります。貸会議室を1日だけ借りる場合には割高になることがあります。定期的に借りるのであれば問題はありません。貸会議室を利用したほうが良いのか、自社で会議室を設けるほうが良いのか検討をしましょう。

また、社外の人を会議室に招く際は、駅前にある貸会議室が便利ですが、こちらも貸会議室まで出向かなければなりません。社外の人に貸会議室の場所を知らせなくてはなりません。そして、万が一設備を破損してしまった場合、弁償をしなければなりません。これらの部分に注意しましょう。
貸会議室を借りる際のポイントは、立地が重要になります。貸し会議室は基本的に駅周辺に多くあります。しかし、中には郊外にある場合もあります。「貸会議室は駅周辺にあるもの」という認識で借りてしまい、実際には駅から歩けない距離ということもあります。

さらに、貸会議室の設備も確認しておかなければなりません。プロジェクターを使いたかったのに、プロジェクターのレンタルが無かった、なども考えられます。貸会議室の立地やレンタル設備はホームページで確認することが出来ます。注意をしましょう。
最初は疑問だらけでしょうが、事前にチェックをすることで次第に理解出来ます。上手く利用して経費を削減してください。

貸会議室のメリット

最近のビジネスシーンの傾向として、ノマドワーカーが急増しています。オフィスを持たず、打ち合わせなどは外部で行うことが増えているのです。確かに、電話やメールのやりとりだけで打ち合わせもできます。しかし、やはり直接顔を合わせることが一番で、カフェなどでも行われることがあります。ただし、ある程度の人数が集まるなど、個人情報などの問題で他人に聞かれたくない場合には、貸会議室が役に立つのです。

貸会議室のニーズは年々増加傾向にあり、ビジネスシーンでも当たり前の存在となっています。貸会議室のサービス内容を確実に把握して、メリットを把握しておきましょう。
最大のメリットはコストダウンでしょう。貸会議室の利用料金が安くなっているので、会議室を抱えるよりも圧倒的にコストを抑えることが出来るのです。

また、料金によって理想的な会議の環境を築くことが出来ます。例えばプロジェクターが使いたいときなど、低料金ですぐに使うことが出来るのです。さらに貸会議室は増加しているので、利用者に最もアクセスの良い場所を設定出来るのです。ほとんどの貸会議室は駅周辺にあるため、外回りの営業マンも集合しやすく、急な会議でも対応が出来るのです。これで時間を無駄にせずに済みます。

貸会議室の概要

貸会議室というものが身近になりました。貸会議室とは、会議や打ち合わせを一定時間貸し出すサービスです。民間が行っている貸会議室業者と、自治体や公共施設が行っているものがあります。民間の貸会議室は、ビル一棟まるごと貸会議室として行っている場合と、自社ビルの一部を貸会議室として貸し出している場合があります。貸会議室を持っているホテルもあります。
貸会議室の予約は、管理しているサイトで行います。エリア、利用人数、利用目的、日にち、時間、予算などの項目を入力します。貸会議室を管理している会社のサイトと、貸会議室のポータルサイトもあります。

一般的に貸し会議室は2時間からの利用で、1時間あたり料金が設定されています。机、椅子、ホワイトボードなど基本的な備品は無料の場合がほとんどです。プロジェクターやマイクなどを使いたい場合は、オプションで追加料金を支払う必要があります。中にはドリンクや軽食を付けることも可能です。時間帯によって料金は異なり、深夜の利用は割増になることがあります。長時間の利用で割引をしてくれる貸会議室もあります。支払いは前払いが一般的で、使用後に延長料金などの追加料金を支払います。

公的機関が運営している市民センター、公民館などの貸会議室は、民間の貸会議室よりもリーズナブルで、5分の1程度の料金で借りられることもあります。しかし民間の貸会議室は、公的機関の貸会議室には無いサービスで差別化を図っています。